Joris, welke gesprekken voer jij zoal, als leidinggevende?
Bij de start van elk project heb ik, als ik zelf projectleider ben, een gesprek met mijn team. Dat is dus met een groepje collega’s.
We maken dan werkafspraken, krijgen met elkaar helder wat het resultaat van het project moet zijn en we maken een planning. Als een project wordt afgesloten, dan hebben we een korte evaluatie; wat ging er goed, wat ging er niet goed en we drinken een biertje. Lekker informeel dus.
Ik voer met mijn mensen nooit functioneringsgesprekken of beoordelingsgesprekken. Als er iets is, als iemand een fout maakt, of hij gaat met zijn werk de mist in, dan neem ik hem even apart en dan praten we erover. Als een collega bij mij komt om te klagen over een ander, dan ben ik kort door de bocht. Praat het uit met elkaar en als je er niet uitkomt, dan schuif ik wel even aan.
Maar, ik heb nog nooit een officieel gesprek gevoerd met voorbereiding en verslag of zo. En eigenlijk is dat wel een beetje vreemd.
We hadden laatst een overleg met projectleiders en het bleek dat Pieter, een van onze medewerkers, een aantal fouten had gemaakt doordat hij bonnen niet goed invulde. Dat gaf verwarring, onbegrip bij de klant. En het kost geld.
Het bleek dat Pieter dezelfde fout al een paar keer eerder had gemaakt. Doordat de projectteams en ook de leiding van het project steeds wisselen was dat nooit echt zichtbaar geworden. We hebben nu afgesproken dat we, als projectleider, na afloop van elk project een kort gesprek met iedereen gaan hebben. In die gesprekjes zit een structuur, een vast rijtje onderwerpen die aan bod komen.
Die onderwerpen hebben betrekking op het resultaat van het project, de communicatie intern en met de klant, de samenwerking en ieders persoonlijk functioneren. We willen van deze gesprekken - we noemen ze eerst voor het gemak maar even voortgang gesprekken - een kort verslagje maken en afspraken en conclusies vastleggen.
Als we dat eerder hadden gedaan, dan waren we er waarschijnlijk achter gekomen dat Pieter dyslectisch is en hadden we hem kunnen helpen. Dan hadden fouten voorkomen kunnen worden. We hebben onze plannen voorgesteld aan het Management.
Die zijn erg enthousiast. Alleen willen ze inzicht in de verslagen van de gesprekken die we gedurende een jaar voeren. Dit om te gebruiken bij de jaarlijkse beoordelingsgesprekken waarin het salaris bepaald wordt. En ik weet niet of dat zo handig is.
Bij alle trainingen kun je de vervolgverhalen vinden van Jan Piet, Joris, Cornelia en Achmed.
Wil je updates van Leiderschapsplein.nl ontvangen? Klik dan op de Facebooklikebutton onder aan deze pagina. Als welkomstgeschenk mailen we je het complete E-book 'Praktijkverhalen'.